Når en virksomhet vokser, øker også kompleksiteten i administrasjon av ansatte. Man investerer millioner i smarte systemer som isteden kan ende opp med å introdusere mer manuelt arbeid om systemene ikke jobber sammen. For helse- og omsorgsaktøren Ecura førte dette til manuelle prosesser, og utfordringer med presis lønnsfordeling og prosjektallokering. For å koble sammen HR, CRM og lønn, utviklet vi i Axaz løsningen "Line" – en webapplikasjon som effektiviserer samspillet mellom systemene.

‍

Ecura benytter spesialiserte systemer for henholdsvis HR, lønn og prosjekthåndtering, men disse systemene var ikke alltid like gode til å prate sammen. Prosjektledere endte opp med mer manuelt arbeid for å få riktig informasjon i alle systemer. Dette påvirket blant annet ledere hos Ecura, som har ansvar for å fordele ansattes tid på prosjekter. 

For ledere handler hverdagen om å få kabalen til å gå opp. I tillegg til mye annet ansvar må de sikre at sine ansatte får timeplanene de skal ha. Når én ansatt skal fordeles på fem ulike prosjekter med ulike sluttdatoer, er det fort gjort å taste feil eller at noe går i glemmeboken. Lederne måtte pusle sammen info fra ulike systemer: Ble det for mange timer her? Ble det for lite der? På grunn av dette var det rett og slett for mye som hvilte på lederens hukommelse. 

Vi så et klart behov for noe som tar over regnejobben, slik at lederne har tid til å skape verdi og lede sine ansatte på best mulig måte.

Teknologi som brobygger

For å slippe store fagsystemer, bygget vi løsningen med samme type moderne teknologi og kode som driver de raskeste appene du bruker privat - i vårt tilfelle med Next.js. For å sikre en trygg og stabil løsning kjøres alt i Ecuras egen sky.

For lederne i Ecura betyr dette at de nå kan bruke en enkel “dra-og-slipp"-løsning for å fordele ressurser. I stedet for å lete i tunge tabeller, flytter du timer og ansatte som brikker i et spill. Det er en helt annen flyt når summen oppdateres automatisk mens du drar i elementene, slik at du ser med en gang at timene stemmer overens med kontrakten.

I bakgrunnen gjør teknologien den tunge jobben: Den henter masterdata fra HR og prosjekter fra CRM, validerer informasjonen og sender ferdigtygd data rett til lønnssystemet. Hvis en leder prøver å plotte inn noe som blir feil, sier systemet ifra med en gang. Det betyr at feilene fanges opp og rettes der og da, ikke to dager etter at lønna skulle vært utbetalt. Det gir en helt annen ro i hverdagen når du vet at systemet passer på i bakgrunnen. I stedet for å krysse fingrene for at alt ble riktig, får du beskjed med en gang hvis du prøver å plotte inn for mange timer på en ansatt. For en leder betyr dette mindre tid på administrasjon og bedre kontroll.

‍

Vi valgte bevisst å lansere tidlig

I stedet for å låse oss fast i månedsvis for å bygge det teoretisk "perfekte" systemet, tok vi et bevisst valg om å starte med en MVP som løste de aller viktigste funksjonene først. Vi valgte bort tunge, tidkrevende ombygginger av de eksisterende fagsystemene. I stedet prioriterte vi å bygge en lett og rask front-end med moderne teknologi som Next.js, som kunne fungere som en effektiv brobygger over det manuelle rotet.

Dette valget tok vi fordi vi ser at raske iterasjoner gir bedre resultater enn teoretiske planer. Dette handlet om å sikre at det vi bygde faktisk løste de problemene som brant mest for Ecura der og da. Vi valgte bort komplekse, omfattende prosessendringer til fordel for raske iterasjoner og umiddelbar validering av data. Ved å rulle ut en enkel versjon som lot lederne allokere ansatte nesten med en gang, fikk vi se hvordan verktøyet faktisk fungerte.

Riktig verdi, raskere

Gjennom samarbeidet har Ecura transformert en sårbar manuell prosess til en robust digital arbeidsflyt. De viktigste gevinstene inkluderer:

• Presis lønnskjøring. Korrekt fordeling av arbeidstid sikrer at ansatte får riktig lønn og at prosjektkostnader blir nøyaktig bokført
• Økt ledereffektivitet. Mindre tid brukt på administrasjon og bedre oversikt over teamets kapasitet
• Full sporbarhet. En detaljert endringslogg sikrer dokumentasjon på alle allokeringer og endringer som er gjort
• Datakvalitet. Automatiserte integrasjoner reduserer manuelle tastefeil og sikrer at masterdata alltid er konsistente på tvers av alle systemer

Veien videre

Med Line-applikasjonen på plass har Ecura lagt fundamentet for en mer datadrevet personalforvaltning. Neste steg innebærer både forvaltning og videreutvikling av varslingsrutiner og utvidet funksjonalitet for å støtte enda flere komplekse ansettelsesscenarioer.

Suksess handler sjelden om de tyngste fagsystemene, men om hvor raskt du kan fjerne friksjonen i arbeidshverdagen. For Ecura var veien fra manuelt rot til digital flyt kortere enn de trodde.

Sliter du med systemer som ikke spiller på lag, eller har andre behov innenfor teknologi? La oss ta en kaffe og se på det.

‍